När du har en prisuppfattning för det du ska beställa väljer du vilken avropsmodell du ska använda.
Om du väljer rangordning
1. Kontakta leverantörerna. Du kontaktar alltid den leverantör som står som rangordnad etta först. Om leverantören inte har möjlighet att utföra tjänsten tillfrågas leverantör rangordnad nr 2 och så vidare (se rangordning nedan). Under Leverantörer hittar du kontaktuppgifter både till den som tar emot löpande beställningar och till den som är avtalsansvarig.
2. Gå vidare i rangordningen vid behov. Återkopplar inte rangordnad etta inom tiden som är uppgiven i ramavtalet får du gå vidare i rangordningen. Det gäller också om leverantören ger svaret att man inte kan leverera enligt avtalsvillkoren.
3. Teckna kontrakt. Du kan nu teckna kontrakt med den som står som avtalsansvarig hos ramavtalsleverantören, kontraktet ska alltid följa ramavtalet. Ibland går det att göra köp inom ramavtalet utan att teckna kontrakt, då kan du beställa direkt hos angiven beställningskontakt.
Avropsvägledningen bland stöddokumenten ger mer specifika detaljer, i vissa fall finns även kontraktsmall. Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.
Rangordning inom respektive anbudsområde:
Anbudsområde 1: Strategisk kommunikation
1. Friends Agenda
2. Roxx Communication Group AB
3. Springtime-Intellecta AB
Anbudsområde 2: Evenemang
1. Åström Koncept & Event AB
2. Rider Eventmarketing AB
3. Olin Event AB
Anbudsområde 3: Grafisk formgivning, grafisk produktion samt copy
1. Roxx Communication Group AB
2. Fluid AB
3. Brand Emotional Response Group in Sweden AB
Anbudsområde 4: Digital kommunikation
1. Brand Emotional Response Group in Sweden AB
2. Fluid AB
Om du väljer förnyad konkurrensutsättning
1. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet? Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!
2. Gör din förnyade konkurrensutsättning. I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.
Hur utvärdering av anbud går till specificeras närmare i respektive avropsförfrågan. Ett eller flera av följande tilldelningskriterier kan användas vid den förnyade konkurrensutsättningen:
- arbetsprov
- relevant erfarenhet (CV)
- referensuppdag
- lösningsförslag
- intervju
- kostnader för uppdraget (timpriser i ramavtalet utgör takpris, lägre timpriser får offereras)
Vid förnyad konkurrensutsättning ska skriftligt avropssvar lämnas inom angiven tidsfrist.
3. Frångå inte villkoren. Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.
4. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtals-leverantörerna. Kontaktuppgifter till leveantörerna finns även under Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.
5. Utvärdera anbuden. De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.
6. Skicka tilldelningsbeslut. När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör.
7. Teckna kontrakt. Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren. Behöver du ytterligare hjälp kan du kontakta Adda Inköpscentral på telefon: 08-525 029 96 eller e-post: inkopscentralen@adda.se.
