Semesterplaneringen är en återkommande utmaning för många arbetsgivare. Att säkerställa tillräcklig bemanning under sommaren samtidigt som medarbetarna får sin lagstadgade ledighet kräver både strategiskt tänkande och god framförhållning. En genomtänkt planering kan bidra till minskad stress, ökad trivsel och en mer hållbar arbetsbelastning – men hur gör man?
Hållbar semesterbemanning utifrån fyra perspektiv
För att skapa en hållbar semesterbemanning behöver du ta hänsyn till fyra olika perspektiv:
1. Arbetsmiljöperspektivet
Arbetsmiljön under semesterperioden är viktig, naturligtvis för de som jobbar, men även för de som har semester. De behöver få sin återhämtning utan att känna stress eller dåligt samvete över att deras semester påverkar kollegor eller brukare/patienter negativt.
En rimlig arbetsbelastning och ett väl fungerande samarbete mellan ordinarie medarbetare, vikarier och chefer är viktigt.
Alla parter behöver förstå sina roller och sitt ansvar och ha rätt förutsättningar för uppgifterna.
2. Ekonomiska perspektivet
En god framförhållning i semesterbemanningen gör det möjligt att använda ekonomiska resurser mer effektivt och undvika dyra ad-hoc-lösningar. Genom att anpassa bemanningen efter verksamhetens faktiska behov och undvika såväl övertalighet som brist på personal kan kostnadseffektiva scheman skapas.
Det minskar stressiga och otrygga situationer för såväl ordinarie medarbetare som vikarier. Det innebär dessutom en bättre kontinuitet för verksamheten.
En annan viktig resurshantering är att i god tid rekrytera vikarier samt att planera introduktion och eventuell utbildning för att undvika dyra bemanningsföretag.
3. Personalperspektivet
Arbetsgivare behöver ta ansvar för att semesterförläggningen sker på ett strukturerat och ansvarsfullt sätt. Det är viktigt att kommunicera och skapa förståelse för verksamhetens behov av kompetens under semesterperioden.
Arbetsgivaren behöver också tydligt förmedla vad som gäller kring semester och ersättningar, utan att behöva gå in i förhandlingar om extra ersättningar utanför det som är avtalat.
Genom att vara transparent och rättvis i hanteringen av semesterbemanningen kan onödiga konflikter undvikas. Samtidigt säkerställs en fungerande verksamhet och att medarbetarna får möjlighet till semester.
4. Verksamhetsperspektivet
Ett verksamhetsperspektiv med fokus på semesterbemanning innebär att se på verksamheten ur ett helhetsperspektiv, dvs verksamhetens resurser, målsättningar och de prioriteringar som är möjliga att göra under semesterperioden.
Exempel på relevanta verksamhetsfrågor:
- Vilka delar av verksamheten är av särskilt samhällsintresse och måste fungera fullt ut även under semesterperioden?
- Vilka delar av verksamheten kan dra ner på service/tillgänglighet under semesterperioden?
Årshjulet – ett stöd i ditt arbete
Ett effektivt sätt att skapa en långsiktig semesterstrategi är att arbeta med ett årshjul, där planeringen integreras i verksamhetens schemaläggning och bemanning under hela året.
– Semesterplanering pågår under hela året och behöver följa med i vårt strategiska arbete kring schemaläggning och bemanning, säger Annika Särnö, personalvetare och konsult med lång erfarenhet av semesterbemanning.
Så här kan du tänka kring årshjulet för semesterbemanning, i korthet:
Januari-februari: Fastställ förra årets semesteruttag. Analysera budget och utfall. Kommunicera semesterplanering, samla in ledighetsönskemål och påbörja rekrytering.
Mars: Förlägg medarbetarnas huvudsemestrar. Överlägg med facklig organisation.
April-maj: Meddela semester till medarbetare.
September-oktober: Följ upp årets huvudsemesterperiod och börja planera för kommande ledigheter som jul, nyår, sportlov och nästa sommarsemester.
Lär dig mer i vår webbutbildning
För att stötta arbetsgivare i semesterplaneringen har vi tillsammans med SKR tagit fram webbutbildningen Strategisk semesterbemanning.
Här får du fördjupad kunskap om semesterregler i lag och kollektivavtal samt konkreta verktyg för att planera bemanningen på ett hållbart och effektivt sätt, oavsett om du arbetar i en större organisation eller i en mindre verksamhet.
Utgår ifrån årshjulet och de fyra perspektiven
Utbildningen är uppbyggd utifrån en årsplanering som säkerställer en fungerande verksamhet med möjlighet till semesterledigheter och bemannad semesterperiod.
Du får inspiration och vägledning för att skapa ett årshjul anpassat till din verksamhet, med hänsyn till de fyra perspektiven. Du får också ta del av olika övningar där du får tillfälle att omsätta din kunskap i praktiken.
Läs mer om utbildningen Strategisk semesterbemanning här
